Liebe Kundin
Lieber Kunde

Gerne informieren wir Sie in unserem Sommernewsletter über die Neuheiten in der Abacus-Welt. Unter anderem liegen die Fokusthemen bei der Erhöhung der Mehrwertsteuer per 1. Januar 2024 sowie die Änderungen des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) per 1. September 2023.

Das und viele weitere spannende Neuigkeiten warten auf Sie.

Wir wünschen Ihnen schöne und sonnige Sommertage.

Herzliche Grüsse
Customize AG

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Erhöhung Mehrwertsteuer – was ist im Abacus zu tun?

Bei vielen Kunden ist das Thema MWST-Sätze vorübergehend in den Vordergrund getreten. Erste Rechnungen mit den neuen Steuersätzen gehen ein und sollen in der Kreditorenbuchhaltung eingelesen werden. Oder Sie fakturieren bereits Leistungen, welche Sie erst im 2024 erbringen.

Abacus hält hier zwei Lösungen für Sie bereit, welche wir Ihnen vorstellen möchten.

Besonders komfortabel ist die Anpassung durch einen neuen MWST-Umstellungsassistenten. Mit nur einem Klick können Sie für alle Codes eine neue Zeitachse erstellen lassen. Abacus erkennt die Sätze automatisch und passt diese entsprechend an. Die Verfügbarkeit des Assistenten ist je nach Version und Steuerart unterschiedlich. So steht der Assistent für die Version 2023 für die effektiven Steuersätze ab Release und für die Pauschal- respektive Saldosteuer ab dem Service-Pack vom 15.05.2023 zur Verfügung. Die Versionen 2022 und 2021 erhalten den Assistenten ebenfalls im Laufe des Jahres mit den entsprechenden Service-Packs ausgeliefert.

Version	Effektive Steuersätze	Pauschal- resp. Saldosteuer
V2023	Release 15.02.2023	Servicepack 15.05.2023
V2022	Servicepack 15.03.2023	Hotfix 15.06.2023
V2021	Servicepack 15.08.2023	Servicepack 15.08.2023

Steht der Assistent für Ihre Version noch nicht zur Verfügung und Sie möchten die Anpassung dennoch vornehmen, dann kommt für Sie die alternative Lösung mit der bestehenden Globalmutation zum Einsatz. Gegenüber dem Assistenten sind nur einige zusätzliche Klicks nötig und die Anpassung ist innerhalb kurzer Zeit durchgeführt.

Mehr Informationen zu den Steuersätzen finden Sie in der offiziellen Publikation des Bundes 

Haben Sie bereits eine Rechnung mit dem neuen Satz erhalten und möchten diese in Ihrer Kreditorenbuchhaltung einlesen, bietet Abacus die Übersteuerung der Zeitachsen an. So können Sie die zukünftigen Sätze bereits mit Rechnungen mit aktuellem Datum nutzen und Ihre Buchhaltung unkompliziert und sauber weiterführen. Drücken Sie dazu statt F4 für die Auswahl des Steuercodes Shift-F4 für die Auswahl des Steuersatzes. Analog steht die gleiche Funktionalität in der Debitorenbuchhaltung zur Verfügung.

Um die Umstellung der Steuersätze reibungslos zu gestalten, empfehlen wir Ihnen, dies frühzeitig mit Ihrem Berater oder Ihrer Beraterin zu besprechen. Ihr Berater oder Ihre Beraterin können Sie zu Fragen beraten und Sie bei der Durchführung unterstützen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage der Abacus Research AG

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Änderung Datenschutz

Datenschutz ist ein äusserst wichtiges Thema in der heutigen digitalen Welt, insbesondere in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten. Die Schweiz hat in diesem Bereich klare Richtlinien und Bestimmungen, die im Schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) festgelegt sind.

Das Schweizer DSG zielt darauf ab, den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten und den Umgang mit diesen Daten durch Unternehmen und Organisationen zu regulieren. Gemäss dem DSG müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die persönlichen Daten, die sie verarbeiten, angemessen schützen und nur für die vorgesehenen Zwecke verwenden.

Ein wichtiger Aspekt des Datenschutzes nach dem Schweizer DSG betrifft den Umgang mit Daten durch Dritte, insbesondere wenn Unternehmen personenbezogene Daten an externe Dienstleister oder Partner weitergeben. In solchen Fällen ist es üblich, sogenannte Auftragsdatenverarbeitungsverträge (ADV-Verträge) abzuschliessen.

ADV-Verträge sind rechtliche Vereinbarungen zwischen einem Datenverantwortlichen und einem Auftragsverarbeiter, in denen die Verantwortlichkeiten und Pflichten bezüglich des Datenschutzes festgelegt werden. Diese Verträge stellen sicher, dass die Datenverarbeitung im Einklang mit den Anforderungen des DSG und anderen geltenden Datenschutzgesetzen erfolgt.

Als Unternehmen erkennen wir die Bedeutung des Datenschutzes an und möchten sicherstellen, dass wir den Anforderungen des Schweizer DSG gerecht werden. Aus diesem Grund beabsichtigen wir, ADV-Verträge mit unseren Kunden abzuschliessen, um den Schutz ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Diese ADV-Verträge dienen als rechtliche Grundlage, um sicherzustellen, dass die von uns verarbeiteten Daten gemäss den geltenden Datenschutzgesetzen geschützt werden. Indem wir diese Verträge abschliessen, zeigen wir unseren Kunden unser Engagement für den Schutz ihrer Privatsphäre und den verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten.

Der Datenschutz ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Unternehmenskultur, und wir sind bestrebt, die höchsten Standards in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten zu erfüllen. Durch den Abschluss von ADV-Verträgen stärken wir nicht nur das Vertrauen unserer Kunden, sondern gewährleisten auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gemäss dem Schweizer DSG.

Wenn Sie mehr über unsere Auftragsdatenverarbeitungs-Vereinbarung wissen oder diese mit uns unterzeichnen möchten, dürfen Sie uns gerne via info@customize.ch kontaktieren.

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AbaScan wird AbaScan Pro / DeepO

Abacus Research AG arbeitet weiterhin mit ihrer Tochterfirma DeepCloud AG an innovativen neuen Produkten mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI). Nun hat die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen mit dem Produkt DeepO die Marktreife erreicht.

Die manuelle Dateneingabe hat in der Regel einen geringen Nutzen und eine hohe Fehleranfälligkeit – perfekt, um sie mit DeepO zu automatisieren. Unsere branchenweit führende intelligente Datenerfassungs-KI geht weit über eine herkömmliche OCR hinaus. Sie erkennt sofort eine Vielzahl von Dokumenttypen, Semantiken und integriert Informationen aus anderen Quellen, um umfangreiche Daten zu generieren.

Steigern Sie mit DeepO die Effizienz, indem Sie wiederkehrende Dateneingaben automatisieren. Ihr Team kann sich so auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, wie beispielsweise die Überwachung von Prozessen und die Ausrichtung auf strategisch wesentliche Aspekte des Unternehmens.

DeepO ist für Abacus- und 21.AbaNinja-Kunden über DeepBox erhältlich. Damit vermeiden Sie die unnötige manuelle Eingabe und können Ihre Dokumente sofort in Ihr ERP einfügen. Um die DeepO-Datenerfassung in Ihre Schweizer ERP-Lösung zu integrieren, melden Sie sich für DeepBox an und richten Ihre Advanced Box ein.

Die Technologie von DeepO wird nun schrittweise die Dokumentenerkennung von AbaScan ersetzen. Ab der neusten Abacus Version 2023 ist es nun möglich, von AbaScan auf die neue Technologie zu wechseln. Dabei stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Wechsel auf AbaScan Pro (ab V2024)
• Wechsel auf DeepO

Mit beiden Varianten nutzen Sie die moderne KI-Technologie von DeepO. Einer der grossen Vorteile ist, dass die Rechenkapazität für die KI-Erkennung zu 100% auf den Servern der DeepCloud erfolgt. Dies sichert Ihnen eine schnelle Verarbeitung und schont Ihre Serverressourcen.

Der eine Unterschied bei den beiden vorangegangenen Varianten liegt bei den Funktionalitäten. Mit AbaScan Pro erhalten Sie die Basiserkennung. Wünschen Sie jedoch eine erweitere Erkennung mit Keywords und eine automatisierte Positionserkennung ist ein Wechsel auf DeepO die bessere Variante.

Der zweite Unterschied der beiden Varianten liegt bei den Kosten. AbaScan Pro kann wie bis anhin als Flatrate (fair use) bezahlt werden. Bei der Variante DeepO haben Sie keine Grundkosten, bezahlen pro Nutzung nach dem pay-per-use Prinzip (ab CHF 0.05 pro Beleg).

Die offline Scan Variante mit AbaScan wird mit der V2025 definitiv abgestellt.

Der Wechsel von AbaScan auf AbaScan Pro ist kostenlos. Beim Wechsel von AbaScan auf DeepO können wir Ihnen ein attraktives Angebot unterbreiten. Gerne steht Ihnen unsere Sales-Abteilung bei Fragen zur Verfügung.

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Einstellung Login mit MobileID

Per 31. Dezember 2023 wird das Login über die Mobile ID eingestellt. Nutzen Sie die Mobile ID? Dann haben Sie bis Ende Dezember Zeit, auf alternative Login-Verfahren umzusteigen.

Alternatives Login-Verfahren

Die kostenlose App «Abacus Access» und eine wahlweise Anbindung an Active Directory, Microsoft 365, LDAP, SAML 2.0 und OpenID Connect sind flexibel einsetzbar und somit echte Alternativen für die bisherigen Login-Methoden mit Mobile ID oder separatem Benutzername/Passwort für Abacus.

Abacus Access

Mit Abacus Access erhalten die Benutzer eine einfache und kompatible Lösung für ihr Abacus Login. Nebst dem «normalen» Login können die Benutzer so ein einfaches Zweifaktor-Login zur Erhöhung der Sicherheit verwenden.

Künftige Login-Verfahren

In Zukunft wird die Zwei-Phasen-Authentifikation mit WebAuthn möglich sein. Ebenfalls ist das Login mit dem DeepCloud-Produkt «DeepID» geplant.

Abacus Research AG verfolgt aufmerksam mit, was die IT Konzerne Microsoft, Google und Apple zu «Passwordless-Login» planen und umsetzen.

Rufen Sie uns an – wir beraten Sie gerne.

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Abacus Version 2023

Mit dem aktuellen Release 2023 der Abacus Business Software erhalten unsere Kunden wie jedes Jahr eine Software, die laufend funktional erweitert ist und den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht. Seit nun schon 36 Jahren liefert Abacus jährliche Releases aus, die den Kunden einen höchstmöglichen Investitionsschutz bieten. Rund 200 Entwickler, 27 Produktverantwortliche und 100 Supporter entwickeln in Wittenbach die Abacus Business Software und sorgen dafür, dass sie auch zukünftig funktional wie auch technologisch auf dem neusten Stand ist – ganz im Sinne von swiss made software.

Mit viel Herzblut entwickelt Abacus zusammen mit erfahrenen Abacus Partnern und auch mit Kunden nutzbringende Neuerungen, damit die Abacus Business Software jederzeit und überall genutzt werden kann sowie praxisorientierte Prozesse eine einfache Anwendung garantieren.

Hier geht’s zu dem Neuerungsdokument der Version 2023.

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Unfall- und Krankheitsmeldungen schnell und unkompliziert einreichen: UKA Connect machts möglich!

Unfall- und Krankheitsmanagement bedeutet für die HR-Abteilung grossen administrativen Aufwand. Dank der gemeinsamen Lösung von Abacus und HRM Systems ist das bald Geschichte! Entdecken Sie jetzt, welche Vorteile UKA Connect mit sich bringt.

Das Produkt UKA Connect ist direkt an die Abacus Business Software angebunden. So lässt sich das Unfallformular mit der webbasierten Erfassung schnell ausfüllen. Die Wegleitung führt Sie durch das Formular, so dass nichts vergessen geht. Die Personaldaten werden automatisch aus dem Abacus gezogen und in das Unfallformular eingefüllt. Die Beschreibung des Unfallherganges muss ergänzt werden. Die Erfassung kann von den Mitarbeitenden selbständig oder von der Personalabteilung vorgenommen werden.

Mit einem Klick wird die vollständige Meldung an die Versicherung übermittelt. Dank der vollständigen Abacus-Integration werden Angaben zu Unternehmens-, Mitarbeiter-, Lohn-, sowie Versicherungsdaten direkt aus den Stammdaten der Business Software übernommen. Bei Bedarf können Mitarbeitende die Fallmeldungen auch selbständig im Portal erfassen. Eine Kopie der Schadensmeldung wird automatisch im elektronischen Personaldossier abgelegt und ist jederzeit einsehbar.

Gemeinsam mit HRM Systems stellen wir Ihnen UKA Connect am 14. September 2023 in Form eines Webinars vor. Melden Sie sich noch heute an.

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Fördern Sie die interne Kommunikation mit Company Communication

Mitarbeitende arbeiten vermehrt im Homeoffice oder an unterschiedlichen Standorten. Die interne Kommunikation ist daher wichtiger denn je. Mit der integrierten Kommunikationsplattform Company Communication und der App AbaSquare erreichen Sie alle Mitarbeitenden in Echtzeit. Die Plattform kann für den Austausch zwischen den Mitarbeitenden oder auch für die gezielte Unternehmenskommunikation genutzt werden.

Besuchen Sie unser Webinar am 26. September 2023 und überzeugen Sie sich.

Anmeldung und weitere Informationen

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Erfolgreichster Vertriebspartner Neuverkäufe – 3. Platz für Customize AG

Jedes Jahr zeichnet die Softwareherstellerin Abacus Research AG die besten/erfolgreichsten Vertriebspartner aus. An der Abacus Konferenz im November 2022 durfte Customize zum ersten Mal das Treppchen bei den Neuverkäufen besteigen und die Auszeichnung für den dritten Rang entgegennehmen.

An derselben Konferenz wurde zudem über das Zertifizierungsprogramm von Abacus näher informiert. Der Softwareherstellerin ist die Qualität ihrer Partner besonders wichtig und zertifiziert daher Consultants wie auch Vertriebspartner in diversen Spezialdisziplinen (z.B. Zeiterfassung, Spesenmanagement, AbaImmo, etc.).

Wir sind besonders stolz, dass Customize einerseits die meisten von Abacus zertifizierten Consultants beschäftigt (22 Consultants). Andererseits verfügt Customize als einzige Vertriebspartnerin über 8 Firmenzertifizierungen in diversen Spezialdisziplinen.

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Eine Erfolgsgeschichte aus der Praxis: SISKA Immobilen AG setzt auf AbaImmo und profitiert von Effizienzgewinnung

Die SISKA Immobilien AG gehört zu den namhaften Immobilienunternehmen der Schweiz und wurde 1954 von Robert und Ruth Heuberger gegründet. Seit dieser Zeit verwalten, kaufen, entwickeln und bauen wir. Unsere Schwerpunkte sind Wohn- und Gewerbeobjekte, sowie Einkaufs-zentren in den Kantonen Zürich, Thurgau, St. Gallen und Aargau.

Seit 2016 setzt SISKA Immobilien AG auf die Abacus Gesamt ERP inkl. Immobilienverwaltung.

Im Gespräch mit Patrick Schmid, Stabsstelle Finanz-Supporter:

Patrick Schmid, wie oft öffnen Sie die Applikation AbaImmo?

Obwohl ich persönlich nicht operativ in der Immobilienverwaltung tätig bin, ist AbaImmo mein wichtigstes Arbeitsinstrument. Ich öffne es somit täglich, und zwar bei Arbeitsbeginn.

Wie viele Mitarbeitende arbeiten täglich mit AbaImmo? Wie fallen dabei die Rückmeldungen aus?

Täglich arbeiten 15 Mitarbeitende direkt oder indirekt mit AbaImmo. Indirekt deshalb, weil unter anderem Lieferantenrechnungen mit den Objektstammdaten aus AbaImmo verknüpft werden.

Während der Einführungsphase waren die Rückmeldungen verhalten, inzwischen ist AbaImmo aber nicht mehr wegzudenken. Neue Mitarbeitende empfinden AbaImmo als sehr intuitiv bedienbar.

Sehen Sie einen Effizienzgewinn bei der Immobilienbewirtschaftung mit AbaImmo?

Ja, der Effizienzgewinn ist enorm, da viele Prozesse automatisiert funktionieren.

Zugegebenermassen haben wir nach der Einführung noch zu wenig Automatismen angewendet. Während der letzten Monate konnten wir in dieser Hinsicht aber grosse Fortschritte machen. Aktuell setzen wir zudem weitere Schritte in Richtung Digitalisierung um, was unsere Effizienz zusätzlich steigert.

Gibt es Funktionen, welche Sie nie wieder hergeben würden?

Für mich persönlich ist die Objekthistorie mit der Verknüpfung von Lieferantenrechnungen das grösste Plus. Als Controller ist dieser Blickwinkel aber vermutlich etwas einseitig.

Wenn Sie AbaImmo mit einem Wort beschreiben müssten: Welches Wort wäre es?

Effizienz.

Planen Sie noch Erweiterungen?

Aktuell laufen mehrere Projekte im Bereich Digitalisierung. Ein möglicher weiterer Schritt könnte Deep Sign oder Tayo sein. Diese Schritte sind jedoch erst in der Vorprojektphase.

Würden Sie AbaImmo anderen Firmen in der Immobilienbranche weiterempfehlen?

Ja. Durch den modularen Aufbau mit weiteren Abacus-Produkten, insbesondere der Produktpalette um Deep, sehe ich AbaImmo als absolut zukunftweisendes Instrument.

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Ausblick Webinare 2023

Auch in der zweiten Jahreshälfte bringen wir Ihnen ausgewählte Themen in Form eines Webinars näher. Folgende Online-Events sind geplant:

Die Webinare finden jeweils von 13:15 bis 14:00 Uhr online statt.

Webinar  IT Security	22. August 2023
Webinar Ticketing, Service und Verträge	24. August 2023
Webinar Mitarbeitergespräche	7. September 2023
Webinar Unfall- und Krankheitsmeldung	14. September 2023
Webinar Vergütungsrunde	20. September 2023
Webinar Company Communication / AbaSquare	26. September 2023
Webinar Digitalisierung Lieferantenrechnungen	3. Oktober 2023
Webinar Finanzen (Interessenten)	17. Oktober 2023
Webinar Lohn (Interessenten)	19. Oktober 2023
Webinar Bewerbermanagement	15. November 2023
Webinar Data Analyzer	21. November 2023
Webinar CRM	7. Dezember 2023
Webinar Jahresendverarbeitung	12. Dezember 2023

Hier geht es zu den Anmeldungen. Wir freuen uns auf Ihr Interesse sowie die Anmeldungen.

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Vorstellung der neuen Mitarbeitenden

Alessia Quirici

Elvis Hyseni

Willi Berenz

Jonathan Thai

Ana Lozano

Fabian Borer

Melanie Cadotsch

Raïna Hänggi

Manuela Zeller