Die BODAG Immobilien AG hat den Schritt in die digitale Zukunft früh gewagt. Bereits seit rund zehn Jahren setzt das Unternehmen auf Abacus, insbesondere auf die Branchenlösung AbaImmo. Seither hat sich die Arbeitsweise grundlegend verändert: Viele Prozesse laufen heute digital und deutlich effizienter. Im Gespräch berichtet Alexandra Hotz, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen, wie AbaImmo ihre tägliche Arbeit vereinfacht und welche Vorteile der digitale Wandel mit sich bringt.
Alexandra Hotz, Leiterin Finanzen- & Rechnungswesen, BODAG Immobilien AG
Alexandra Hotz, wie oft öffnen Sie AbaImmo?
Ich starte meinen Arbeitstag mit dem Öffnen von AbaImmo und arbeite den ganzen Tag damit. Ohne AbaImmo läuft bei uns nichts mehr.
Welche Funktionen erleichtern Ihnen den Arbeitsalltag besonders?
Abacus ist eine All-in-One-Lösung, alle relevanten Informationen sind zentral erfasst und jederzeit zugänglich. Auch wir in der Buchhaltung greifen regelmässig auf Mieterdaten zu, was mit Abacus problemlos möglich ist. Je länger man damit arbeitet, desto wertvoller wird der Datenbestand.
Gerade in der Kreditorenerfassung bringt uns Abacus grosse Vorteile. Viele Informationen werden automatisch erkannt. Das beschleunigt den Prozess deutlich und reduziert die Fehler im Vergleich zur manuellen Erfassung. Ein weiterer Vorteil zeigt sich bei der Heiz- und Nebenkostenabrechnung. Was früher aufwendig in Excel gemacht wurde, lässt sich mit Abacus deutlich schneller und effizienter umsetzen.
Wo sehen Sie die grössten Vorteile für BODAG Immobilien AG?
Wie bereits erwähnt liegt der grösste Vorteil für uns in der All-in-One-Lösung. Wir pflegen alle relevanten Informationen zentral an einem Ort und können jederzeit darauf zugreifen. Das erleichtert die Arbeit enorm, insbesondere auch für unsere Verwalter:innen. Wohnungsübergaben können direkt mit dem iPad vor Ort durchgeführt werden. Dank der zentralen Datenhaltung ist jederzeit nachvollziehbar, wann etwa ein Bodenbelag ersetzt wurde – alle Informationen sind sofort verfügbar.
Ein weiterer Pluspunkt ist die kontinuierliche Weiterentwicklung von Abacus. Als wir vor rund zehn Jahren auf Abacus umgestiegen sind, war ein entscheidender Beweggrund, dass unsere damalige Software nicht mehr weiterentwickelt wurde. Diese Sorge haben wir mit Abacus nicht. Natürlich ist die Einführung mit einer gewissen Investition verbunden, aber dafür erhält man ein zukunftssicheres System.
Digitales Übernahmeprotokoll: Grundriss
Welche Aufgaben können mit Abacus besonders gut gemeistert werden?
Gerade im Bereich der Buchhaltung bringt Abacus grosse Vorteile. Wir betreuen rund 70 Firmenzahlstellen, und dank Abacus funktioniert das Einlesen der Zahlungen schnell und zuverlässig. Auch bei den Debitoren läuft vieles automatisiert, wie etwa das Mahnwesen oder das Erstellen von Rechnungen.
Was sind die Rückmeldungen der Mitarbeitenden?
In letzter Zeit haben bei uns einige neue Mitarbeitende begonnen. Viele von ihnen kannten Abacus nicht und waren entsprechend zurückhaltend, ganz nach dem Motto: «Oh nein, eine neue Software». Doch die Erfahrung hat gezeigt, dass sich diese Skepsis schnell legt. Bereits nach ein bis zwei Wochen stellen sie fest, dass das System sehr intuitiv und selbsterklärend ist. Die Rückmeldungen sind durchwegs positiv und die Mitarbeitenden sind begeistert, wie einfach alles funktioniert.
Wie würden Sie AbaImmo in einem Satz beschreiben?
AbaImmo ist für mich aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken und deshalb die Lösung für die Immobilienbranche.
Inwiefern trägt eine Softwarelösung dazu bei, die Qualität der Kundenbetreuung zu steigern?
Egal ob unsere Kunden persönlich vorbeikommen oder telefonisch Kontakt aufnehmen, sie erhalten schnelle und präzise Auskünfte. Alle relevanten Informationen sind zentral abgelegt und jederzeit nachvollziehbar, was eine effiziente und transparente Kommunikation ermöglicht.
Auch die Treuhänder unserer Kunden zeigen sich regelmässig begeistert, wenn sie erfahren, dass wir mit Abacus arbeiten.
Eigentümer erhalten rasch die gewünschten Informationen, und dank der Software können wir flexibel auf individuelle Anfragen reagieren – etwa mit Vorjahresvergleichen oder speziellen Auswertungen. Solche Wünsche lassen sich mit minimalem Aufwand erfüllen, was unsere Servicequalität deutlich steigert.
Welche Vorteile ergeben sich für die Immobilienbranche durch die Digitalisierung?
Die Vorteile der Digitalisierung sind bei uns klar spürbar. Durch die digitale Arbeitsweise sparen wir rund einen Arbeitstag pro Woche, den wir früher für das Einsortieren von Dokumenten aufwenden mussten. Allein im vergangenen Jahr haben wir rund 18’000 Belege verarbeitet – heute erfolgt die Ablage komplett digital in Abacus. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch viel Platz im Archiv und im Büro.
Ein grosser Vorteil ist die schnelle Verfügbarkeit von Informationen. Mit einem Klick finden wir den gewünschten Beleg.
Zudem konnten wir unsere Portokosten deutlich senken, da der Grossteil der Kommunikation und des Versands per E-Mail erfolgt.
Die Digitalisierung hat ausserdem unsere Flexibilität erhöht. Falls wir einmal nicht im Büro arbeiten können, ist das kein Problem. Dank Abacus haben wir jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf alle relevanten Daten und Prozesse.
Was würden Sie anderen Unternehmen hinsichtlich der Digitalisierung raten?
Ich würde jedem empfehlen, diesen Schritt in Richtung Digitalisierung zu wagen. Der Aufwand, insbesondere zu Beginn bei der Umstellung und der Archivbereinigung, ist zwar nicht zu unterschätzen, aber die langfristige Erleichterung im Arbeitsalltag macht sich auf jeden Fall bezahlt.
BODAG Immobilien AG
Die BODAG Immobilien AG ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen mit Sitz in Winterthur. Seit der Gründung im Jahr 1974 spezialisiert sich BODAG auf die Bewirtschaftung und den Verkauf von Liegenschaften. Mit rund 17 Mitarbeitenden ist das Unternehmen bis heute fest in Winterthur verankert und steht für langjährige Immobilienkompetenz.
