Die Elektro-Material AG ist führend im Elektrogrosshandel und zählt über 800 Mitarbeitende. Rund 14 HR-Verantwortliche kümmern sich um alle personelle Fragen – und setzen dafür auf die Software Abacus. Xenia Schwarzbach, Human Resources Director, und Markus Moser, externer Projektleiter, erzählen im Interview, wie sich der Arbeitsalltag in der HR-Abteilung mit Abacus verändert hat.
Wie ist die Elektro-Material AG auf Abacus aufmerksam geworden?
Markus Moser: Elektro-Material (EM) hatte ein Payroll-System im Einsatz, das nicht mehr weiterentwickelt wurde. Daneben standen auch veraltete Tools für Arbeitszeugnisse und die Zeiterfassung im Einsatz. Dadurch ergab sich ein grosser administrativer Aufwand und EM hatte mit vielen Systembrüchen und Schnittstellen zu kämpfen. EM hat mich engagiert, um die Evaluation einer neuen Software zu unterstützen.
Was war in der Entscheidung für Abacus ausschlaggebend?
Xenia Schwarzbach: Wir wollten nicht nur die Lohnbuchhaltung ablösen und haben darum eine integrierte Lösung gesucht, um auch zukünftige Weiterentwicklungen in der HR-Digitalisierung umzusetzen. Die Integration bei Abacus und das sich daraus ergebende Potential für zukünftige Projekte haben uns von Abacus überzeugt. Seit Anfang 2020 setzen wir nun Abacus ein.
Worin sehen Sie die grössten Vorteile für die Elektro-Material AG?
XS: Durch die Integration haben wir ein Leitsystem ohne Schnittstellen. Das vereinfacht so vieles! Das zeigt sich auch im Arbeitsalltag: Die HR-Abteilung kann sich durch die gewonnene Effizienz auf die Kernkompetenzen fokussieren. Das sorgt für bessere Dienstleistungen gegenüber unseren Mitarbeitenden und Vorgesetzten.
Welche Rückmeldungen haben Sie von den Mitarbeitenden zu Abacus erhalten?
MM: Sie mögen Abacus und arbeiten gerne damit. Wir planen gerade, die Personaleinsatzplanung einzuführen. Als ich es den Teamleitenden in der Logisitk zum ersten Mal gezeigt habe, meinten sie: «Super, das passt!». Am liebsten hätten sie es morgen schon.
XS: Seit wir die Digitalisierung im HR vorantreiben, kommen die Mitarbeitenden immer öfter mit eigenen Ideen für Prozessoptimierungen auf uns zu.
«Seit wir die Digitalisierung im HR vorantreiben, kommen die Mitarbeitenden immer öfter mit eigenen Ideen für Prozessoptimierungen auf uns zu.»
Xenia Schwarzbach, Human Resources Director und Mitglied der Geschäftsleitung bei der Elektro-Material AG
Wie hat sich die HR-Arbeit seit der Einführung von Abacus verändert?
XS: Die HR-Verantwortlichen haben wieder Zeit für echte HR-Arbeit, weil alle HR-Prozesse ineinandergreifen. Ein Beispiel dafür ist das Arbeitszeugnis. Die Stellenbeschreibung ist direkt für die jeweilige Stelle hinterlegt, früher musste die HR-Abteilung alles in einem Word händisch zusammensammeln. Im Abacus arbeiten wir heute mit Textbausteinen in allen Sprachen. Die Bausteine bieten so viele Formulierungsvarianten, dass jeder die passende Aussage findet. Seit wir das Zeugnis-Modul von Abacus einsetzen, verzeichnen wir viel weniger Rückläufe von Vorgesetzten. Der Betreuungsaufwand reduziert sich extrem.
Abacus in einem Satz – welcher wäre das für Sie?
MM: Abacus deckt die Bedürfnisse von Elektro-Material ab.
XS: Abacus ist für Elektro-Material die richtige Lösung, um HR-Prozesse zu digitalisieren.
«Die Mitarbeitenden mögen Abacus und arbeiten gerne damit.»
Markus Moser, externer Projektleiter
Was begeistert Sie persönlich an Abacus?
MM: Wenn neue Bedürfnisse aufkommen, dann wird gemeinsam eine gute Lösung geschaffen. Mit unserem Vertriebspartner Customize AG pflegen wir einen ausgezeichneten Dialog.
XS: Abacus nimmt die Bedürfnisse ihrer Kunden ernst und sucht Lösungen, um die Software stets weiterzuentwickeln.
Welchen Rat geben Sie anderen Schweizer Unternehmen im Hinblick auf die Digitalisierung?
MM: Es ist wichtig, genügend Zeit für Vorbereitung eines Projekts einzuplanen und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Auch kleine Details verlangen die nötige Aufmerksamkeit.
XS: Finden Sie heraus, was die Anforderungen und Wünsche Ihres HR-Teams und Ihrer Mitarbeitenden sind. Mit einer integrierten Lösung erleichtern Sie sich Ihren Arbeitsalltag.
Über die Elektro-Material AG
Mit über 250’000 Qualitätsartikeln und einem umfassenden Dienstleistungsangebot ist die Elektro-Material AG das führende Elektrogrosshandelsunternehmen in der Schweiz. Die Firma wurde 1913 gegründet und hat ihren Hauptsitz in Zürich. Über 38’000 Artikel werden täglich ausgeliefert, davon etwa drei Viertel über e-Commerce. Das Unternehmen beschäftigt rund 800 Mitarbeitende und betreibt neun Niederlassungen.
Über Xenia Schwarzbach
Seit 2009 ist Xenia Schwarzbach als Human Resources Director bei Elektro-Material tätig. Sie ist Mitglied der Geschäftsleitung und verfügt über mehr als 20 Jahre HR-Erfahrung im industriellen Umfeld. Beratung und Coaching der Führungskr.fte wie auch Prozessoptimierungen und Digitalisierung im Bereich People & Culture zeichnen Sie aus.
Über Markus Moser
Markus Moser begleitet Elektro-Material seit 2018 als externer Projektleiter in der HR-Digitalisierung. Dank seinem Background im ERP-Business kombiniert er HR-Wissen mit IT-Know-How. Seine Leidenschaft ist es, Software-Lösungen zum besten Kundennutzen einzusetzen. Im Dienst der Beratungsfirma HR Experts berät und begleitet er Personen und Organisationen rund um Personalfragen.
