Die Emil Egger AG mit Sitz in St. Gallen ist ein führendes Transport- und Logistikunternehmen in der Schweiz mit über 800 Mitarbeitenden. Mit langjähriger Erfahrung bietet das Unternehmen umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Transport, Lagerlogistik und Projektmanagement an. Als Familienunternehmen legt die Emil Egger AG grossen Wert auf Qualität, Zuverlässigkeit und Nachhaltigkeit in allen Geschäftsbereichen.
Seit 2024 setzt Emil Egger AG auf die Abacus Business Software und ist begeistert.
Martin Egger, Leiter Prozesse und Marco Schaffner, Leiter HR im Interview:
Was waren die Beweggründe, weshalb sich die Emil Egger AG für Abacus entschieden hat?
Marco Schaffner: Nach einer umfassenden Evaluierung haben wir uns für Abacus entschieden, da es unsere Anforderungen am besten erfüllt. Abacus bietet eine optimale Kombination aus Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit, was zu einer Reduzierung der Komplexität führt. Das ist für uns von grosser Bedeutung, da unsere Chauffeure auf eine unkomplizierte Softwarelösung angewiesen sind, wo sie ihre Dienste sehen und Arbeitszeiten sowie Spesen einfach erfassen können.
Wann haben Sie Abacus eingeführt?
Martin Egger: Wir haben Abacus per 1. Januar 2024 eingeführt.
Wie hat das Abacus Spesenmanagement die Effizienz in Ihrem Unternehmen gesteigert?
Marco Schaffner: Wir beschäftigen 800 Mitarbeitende, davon etwa 500 Chauffeure, die täglich mehrere Spesenereignisse verzeichnen. Vorher haben wir die Spesenbelege gesammelt, kontrolliert und manuell erfasst. Das war sehr aufwendig und fehleranfällig. Mit Abacus haben wir den Prozess vereinfacht und mindestens 50 Stellenprozent eingespart. Das System funktioniert hervorragend und hat uns wirklich überzeugt.
«Jetzt verarbeiten wir monatlich etwa 16’000 Spesenpositionen ohne grossen Aufwand»
Sie setzen bei der Emil Egger AG auch Firmenkreditkarten ein. Welchen Mehrwert erhalten Sie dadurch?
Marco Schaffner: Von unseren Mitarbeitenden besitzen 180 Personen eine Firmenkreditkarte. Dies sind vor allem die Chauffeure, welche ein Spezialfahrzeug fahren und oft hohe Ausgaben haben, insbesondere im Ausland. Mit den Firmenkreditkarten müssen sie diese hohen Beträge nicht zuerst selbst begleichen, sondern können sie direkt über die Karte abwickeln. Dazu müssen sie lediglich den Beleg scannen und und mit der Transaktion verknüpfen. Dadurch wird der Prozess deutlich vereinfacht, was uns Zeit spart und den administrativen Aufwand reduziert.
Wie haben Ihre Mitarbeitenden auf die Einführung des Abacus Spesenmanagements reagiert?
Marco Schaffner: Ich war positiv überrascht. Ich hätte nie gedacht, dass das Onboarding so schnell und reibungslos verläuft. Die Mitarbeiter haben schnell gemerkt, dass das System sehr gut ist. Sie müssen nicht mehr hoffen, dass ein Papierbeleg irgendwann in die Lohnverarbeitung kommt, sondern sie buchen ein Spesenereignis direkt über ihr Gerät und es ist sofort im System. Die Transparenz wird auch sehr geschätzt. Auch Mitarbeitende, die digital nicht so affin sind, kommen gut mit der App AbaClik klar.
Welches sind für Sie die drei Hauptvorteile vom Abacus Spesenmanagement?
Marco Schaffner: Zeitersparnis, komplette Digitalisierung und die einfache Anwendung.
Wie würden Sie das Abacus Spesenmanagement in einem Wort beschreiben?
Martin Egger: Integriert.
Sie setzen von Abacus bereits die Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Zeiterfassung und das Spesenmanagement ein. Planen Sie noch Erweiterungen in Ihrem Abacus Portfolio?
Marco Schaffner: Ja, definitiv. Zuerst möchten wir die bestehende Basis noch etwas optimieren und sicher in den neuen Prozessen werden. Anfang 2025 wollen wir den nächsten Schritt machen und den Onboarding-Prozess sowie das Bewerbermanagement einführen. Diese Erweiterungen werden eine grosse Entlastung bringen und die Effizienz weiter steigern. Wir schätzen den Vorteil, alles an einem Ort zu haben, da es die Nutzung für unsere Mitarbeitenden deutlich vereinfacht.
Über Martin Egger:
Seit 2020 ist Martin Egger als Leiter Prozesse und Digitalisierung bei der Emil Egger AG tätig. Er ist in der Geschäftsleitung und auch seit einigen Jahren im Verwaltungsrat des Familienbetriebes. Martin Egger arbeitete in seiner beruflichen Laufbahn in diversen Softwareprojekten mit und hat viel Erfahrung mit diversen ERP-Systemen.
Über Marco Schaffner:
Marco Schaffner ist als Leiter HR bei der Emil Egger AG für alle HR-Aufgaben und -Prozesse verantwortlich. Aktuell beschäftigt er sich vor allem mit organisatorischen Themen und der Optimierung von Prozessen. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf der Unterstützung dieser Prozesse durch das Projekt Abacus, welches die Digitalisierung und effiziente Abläufe vorantreiben soll.
