Pro Senectute Kanton Solothurn wurde im Jahr 1919 gegründet und ist Teil von Pro Senectute, einer schweizweit tätigen Fach- und Dienstleistungsorganisation für Menschen im AHV-Alter. Mit ihren vier Fachstellen in Breitenbach, Grenchen, Olten und Solothurn ist Pro Senectute Kanton Solothurn die zentrale Fachorganisation für Altersfragen im Kanton Solothurn. Sie bietet umfassende Unterstützung und Dienstleistungen für ältere Menschen an, um ihnen ein aktives und selbstbestimmtes Leben zu ermöglichen.
Christoph Heri, welche Abacus-Lösungen setzen Sie ein?
Wir setzen Abacus als Gesamtlösung ein und haben daher eine Umstellung in mehreren Phasen vorgenommen.
In der ersten Phase der Umstellung auf Abacus haben wir verschiedene Module und Optionen eingeführt. Dazu gehörten die Finanz-Module, inklusive Visumskontrolle, Archivierung und Scanning, Lohnbuchhaltung sowie Auftragsbearbeitung.
In einer zweiten Phase führten wir die Zeiterfassung für die Mitarbeitenden der Fachstellen und Geschäftsstelle ein. Wir nutzen auf uns abgestimmte Prozessschritte und das Mitarbeiter-Portal MyAbacus bietet uns zusätzliche wertvolle Funktionen.
Seit Beginn dieses Jahres setzen wir das Modul Projektverwaltung für den Bereich «Hilfen zu Hause» ein. Wir haben alle Mitarbeitenden in diesem Bereich mit Tablets und der App AbaClik ausgestattet. Die Zeit- und Leistungserfassung erfolgt extern über die App. Mit der Synchronisation werden die Daten in die Projektverwaltung übermittelt, in welcher uns weitere Funktionen zur Verfügung stehen.
Wie lief Ihr Evaluationsprozess?
Wir haben uns für eine Softwareevaluation entschieden, da unser bestehendes ERP-System unseren Anforderungen nicht mehr gerecht wurde und wir unsere Digitalisierungsstrategie umsetzen wollten. In einem ersten Schritt haben wir unsere Stakeholder identifiziert, Erwartungen geklärt und Ressourcen gesichert. Anschliessend haben wir eine Bedürfnisanalyse durchgeführt und unsere Ziele festgelegt. Wir haben verschiedene Angebote eingeholt und miteinander verglichen, um die für uns passendste Software und den passenden Partner zu finden.
Warum haben Sie sich für Abacus/Customize entschieden?
Ich machte in einem früheren Projekt sehr gute Erfahrungen mit Customize, deshalb holten wir ebenfalls bei Customize ein entsprechendes Angebot ein. In unserem Auswahlprozess spielten neben den Kosten auch andere Faktoren wie bspw. Projektvorgehen, Erfahrung, Referenzen, Chemie eine wichtige Rolle bei der Anbieterauswahl. Customize erfüllte unsere Anforderungskriterien vollumfänglich und machte das Rennen.
Wie lief die Software-Einführung?
Die erste Phase der Einführung war intensiv und mit verschiedenen Herausforderungen verbunden. Wir benötigten zusätzliche Ressourcen, um den Projektaufwand bewältigen zu können. Die Anpassung unserer Geschäftsprozesse und der Neuaufbau unserer Stammdaten stellten die grössten Herausforderungen dar, da wir uns für einen Neuanfang ohne Migration entschieden haben. Die Projektteams von Customize und von Pro Senectute Kanton Solothurn spielten eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Einführung der Abacus-Software. In der Zwischenzeit haben wir weitere Projekte mit Customize realisiert und konnten von den Erfahrungen und dem Wissen aus der ersten Einführungsphase profitieren.
Wir schätzen die Zusammenarbeit mit Customize und sind froh, einen kompetenten Partner an unserer Seite zu haben.
Was schätzen Sie besonders an Ihrer Abacus Gesamtlösung?
Wir schätzen besonders die integrierte und modulare Struktur des ERP-Systems, moderne Technologien, die Integration von Smartphones und Tablets, effiziente Geschäftsprozesse, Automatisierungsmöglichkeiten, eine gute User Experience und ein benutzerfreundliches Interface sowie die Funktionalität und Features von Abacus. Zudem können wir das System nach unseren spezifischen Bedürfnissen konfigurieren.
Welche Bedeutung hat Abacus in Ihrem Arbeitsalltag?
Abacus hat eine grosse Bedeutung in unserem Alltag und ist ein zentrales Element für die Steuerung und Verwaltung unserer Organisation. Es wird von unseren Mitarbeitenden in verschiedenen Bereichen genutzt und spielt eine entscheidende Rolle, abhängig von den jeweiligen Tätigkeitsbereichen. Mit der fünften Software-Generation wird die Bedeutung von Abacus sicher noch weiterwachsen.
Welche Funktion nutzen Sie am liebsten?
Wir nutzen besonders gerne den gesamten Prozessablauf für die Erfassung, Disponierung und Bezahlung von Kreditorenrechnungen. Dabei möchten wir Funktionen wie Scanning und Belegerfassung sowie den Freigabeprozess der Visumskontrolle hervorheben.
Planen Sie noch Erweiterungen?
Ja, wir planen weitere Erweiterungen. Dazu gehören die Nutzung der Projektverwaltung für weitere Bereiche, die Einbindung von AbaClik oder MyAbacus für Freiwillige, die Digitalisierung weiterer HR-Prozesse sowie die Erstellung von Dashboards mit dem Data Analyzer
Christoph Heri,
Leitung Buchhaltung und Human Resources
