ibW Höhere Fachschule Südostschweiz – MyAbacus als Informationsplattform für Dozenten – Höhere Fachschule setzt auf MSS und ESS

Höhere Fachschulen (HF) dienen der beruflichen Grund- und Weiterbildung. In der Schweiz gibt es rund 170 solche Ausbildungs-stätten, die mehr als 400 Bildungs-gänge anbieten. Auf seiner Webseite schreibt das Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation: «Hauptziel liegt in der Vermittlung von Kompetenzen, die die Studierenden befähigen sollen, in ihrem Bereich selbständig Fach- und Führungsverantwortung zu übernehmen.» In der Region Südostschweiz ist die ibW Höhere Fachschule Südostschweiz führend. Das Kürzel ibW stand früher für Institut für berufliche Weiterbildung. Die ibW gilt heute als grösste Anbieterin von Erwachsenenbildung im ausseruniversitären Bereich in der Südostschweiz. Sie zählt rund 1200 Studierende im Bereich der Höheren Berufsbildung und 1500 Absolventen von Seminaren sowie Weiterbildungskursen unterschiedlichster Berufsgattungen wie zum Beispiel Bankfachleute, Betriebswirtschafter, Gebäudetechniker, Informatiker, Förster, Bautechniker und Innenarchitekten. Wichtigstes Software-Werkzeug zur Bewältigung der Kurs-, Prüfungs- und Schulverwaltung ist die Branchenlösung PerformX. Das System gilt als die führende Branchenlösung im Ausbildungssektor und unterstützt sämtliche Prozessschritte von der Adressverwaltung bis hin zur Abrechnung und zum Controlling. Ausserdem versorgt es die seit 1992 im Einsatz stehende ABACUS Finanzsoftware mit Rechnungsdaten und Informationen zu den erteilten Lektionen.

«Die meisten der rund 500 Dozierenden unterrichten im Nebenamt bei uns», erklärt der ibW-Vizedirektor Niklaus Frey. Dass viele Dozenten im Haupterwerb in Unternehmen arbeiten, sei ein Teil der ibW-Personalstrategie. Nur so könne in den Studiengängen der Bezug zur Praxis garantiert werden. Ausserdem sei die Bildungsinstitution an mehreren Standorten tätig und sosehr dezentral organisiert. Darum sollten die Studienleiter künftig in der Lage sein, jederzeit und ortsunabhängig oder mit mobilen Geräten auf alle wichtigen Personalinformationen zugreifen zu können.

Daten können im Employee-Self-Service und im Manager-Self-Service über MyAbacus auch ortsunabhängig genutzt werden.

Das richtige Signal senden
In einer Strategie-Retraite 2013/14 einigte man sich darauf, ein fortschrittliches Talent- und Informationsmanagement für den Lehrkörper und das übrige Personal anzuschaffen, erklärt Niklaus Frey die Pläne. Damit meinte er nichts anderes als den Einsatz der Management-Informationsplattform MyAbacus. Sie sollte sowohl sämtliche Personalinformationen wie Qualifikationen von Dozierenden und Bewerbern in Dossiers adäquat aufbereiten als auch als Plattform für ein modernes Vertragsmanagement und für die Finanzkennzahlen dienen. ABACUS Partnerin Customize, die seit 15 Jahren die ibW Höhere Fachschule Südostschweiz betreut, wurde beauftragt, eine Lösung für das Personal- und Informationsmanagement zu realisieren, berichtet Frey. Damit alles im Rahmen der Standardsoftware umgesetzt werden konnte, nutzten die ABACUS Berater das Report Writer Werkzeug AbaReport, mit dem sich Auswertungen erstellen lassen, die über Hyperlinks miteinander verbunden sind. Die Daten können nun im Employee-Self-Service (ESS) und im Manager-Self-Service (MSS) über das gratis verfügbare MyAbacus von Studienleitern und Mitarbeitenden – nota bene auch ortsunabhängig – genutzt werden.

Der ESS wird derzeit von rund 100 Mitarbeitenden verwendet.

ESS und MSS
Der ESS wird derzeit von rund 100 Mitarbeitenden verwendet. Sie können so auf die eigenen Personalinformationen wie Lohnabrechnungen, Lohnausweise, Arbeitsverträge, Mitarbeitergesprächsunterlagen und weitere im eigenen Personaldossier vorhandene Unterlagen zugreifen. Ausserdem sind auch die Personal- und Spesenreglemente, Versicherungsinformationen sowie weitere Personalinformationen elektronisch abgelegt.

Das Highlight im MyAbacus Informationssystem von ibW ist der detaillierte und umfassende Manager-Self-Service (MSS). Beim MSS geht es darum, dass die Führungskräfte auf eine umfassende Bibliothek an stets aktuellen Personalinformationen zugreifen können, welche früher nicht oder nur sehr mühsam in Papierform zu beschaffen waren.

«Vor der Realisation mussten rund 25 Arbeitstage für die konzeptionelle Vorbereitung investiert werden», berichtet Frey. Um den Datenzugriff auf Lohninformationen und Personalbeurteilungen zu regeln, musste zuerst ein Change-Management realisiert werden, indem eine neue Führungsstruktur geschaffen wurde. Auch sollten die rund 20 Studienleiter Einblick in die relevanten Informationen und Kompetenzen der über 500 Dozierenden bekommen. Dazu wurden rund 30 Unterrichts-Kompetenzbereiche definiert. Die Studienleiter sollten diese ebenso wie den Lehrplan, die Handlungsfelder, Lernziele, Dozentengrobplanung und Rekrutierung einsehen können. Die Daten für die Auszahlung der unterrichteten Lektionen werden mittels einer Schnittstelle vom Schulverwaltungssystem PerformX ins ABACUS Lohnmodul übertragen und automatisiert ausbezahlt. Dadurch können die Lohndaten auch ins MSS von MyAbacus übernommen werden. Mussten früher Lohnabrechnungen manuell erstellt werden, erfolgt dies heute automatisiert. Die Honorardaten lassen sich dann im MSS direkt verfolgen. Ebenfalls im Zugriff der MSS-Benutzer stehen potenzielle Lehrpersonen, welche sich für eine neben-amtliche Unterrichtstätigkeit bei ibW beworben haben. Sucht folglich ein Studienleiter eine Lehrfachkraft mit gewissen Kompetenzen, so kann dies im MSS mittels einer einfachen Suche schnell und effizient erledigt werden. Die notwendigen Informationen sind dann auf dem Bewerberstammblatt zu finden. Dieses enthält ausserdem ein Dossier mit Lebenslauf und Arbeitszeugnissen.

Das Highlight im MyAbacus Informationssystem ist der detaillierte Manager-Self Service (MSS).

Vorgehen
Dadurch, dass das ERP von Abacus bereits seit vielen Jahren im Einsatz stand, wurde der direkte Kontakt zum Systemlieferanten gesucht. Gemeinsam wurden die benötigten Anforderungen analysiert und mit den Möglichkeiten der Abacus Business Software abgeglichen. Dabei zeigte es sich rasch, dass das bestehende System von Abacus ideale Voraussetzungen bot, die Zeiterfassungslösung AbaClocK schnittstellenfrei zu integrieren. Hinzu kam, dass man bei HERZOG Küchen auch die Lohnbuchhaltung von Abacus nutzt, was ein weiteres Argument für eine integrierte Lösung war. So kann z.B. Überzeit direkt via Lohnmodul ausbezahlt werden. Dadurch, dass man über langjährige Erfahrung mit Abacus Business Software und über entsprechend fundiertes Systemwissen verfügt, konnte man bei der Einführung der neuen Applikationen sehr viel selber machen, erklärt Raphael Herzog und ergänzt: «Dabei konnten wir jedoch jederzeit auf die Unterstützung von Customize als Systempartner zählen. Vor allem bei der Parametrierung der Zeiterfassung hat uns das enorm geholfen.» Das Mitarbeiterportal sowie AbaClocK wurden durch Raphael Herzog selber eingeführt. Zu Beginn wurde das System nur für einige wenige Testuser freigegeben. Erst danach, basierend auf deren Erfahrungen, erfolgte der flächendeckende Roll-out.

Lösungskonzept
Das Lösungskonzept lässt sich in vier Anwenderbereiche einteilen. Diese umfassen die Produktions- bzw. die Büromitarbeiter, Abteilungsleiter und den Bereich Human Resources. In der Produktion wird AbaClocK für die Arbeitszeiterfassung, also das klassische Ein- und Ausstempeln, genutzt. Gleichzeitig können die Mitarbeiter über AbaClocK auch ihre Ferien- und Gleitzeitsaldi jederzeit abfragen.
Dadurch wird die HR-Abteilung deutlich entlastet. Transparenz erreicht man auch dadurch, dass aufgrund der vorhandenen Daten der Zeitnachweis bei der Lohnabrechnung automatisch mitgeschickt wird.
Die Mitarbeitenden im Büro haben Zugriff auf das Portal MyAbacus (In&Out) und können darin ihre Leistungen direkt auf die entsprechenden Projekte erfassen. Selbstverständlich können auch die Büromitarbeiter jederzeit ihren aktuellen Zeitnachweis, den Feriensaldo,Absenzen usw. einsehen. Lohnabrechnungen sowie die hinterlegten Stammdaten können via Employee-Self-Service (ESS) von den Mitarbeitenden selbst abgerufen werden. Persönliche Angaben wie Adresse, Telefonnummer usw. können sie ebenfalls selber anpassen.
Auch die Abteilungsleiter profitieren von den neuen Möglichkeiten mit der Abacus Business Software. Sie haben z.B. Zugriff auf die ihnen unterstellten Mitarbeiter in My-Abacus. Die Benutzerrechte sehen dabei vor, dass sie auch Zeiteingaben vornehmen können, falls z.B. ein Produktionsmitarbeiter vergessen hat, die Pause zu erfassen. Besonders schätzen die Abteilungsleiter den Bewilligungsprozess von Ferien ihrer Mitarbeiter sowie die Absenzenübersicht. Dazu stehen ihnen zahlreiche Auswertungen zur Verfügung. Neu können die Abteilungsleiter auch Kreditorenzahlungen freigeben, welche in ihren Zuständigkeitsbereich fallen.

Für die Mitarbeiter in der Abteilung Human Resources ist es besonders wichtig, jederzeit GAV-Regelungenüberprüfen sowie gegebenenfalls Korrekturen aus Sicht Lohn/HR vor-nehmen zu können. Dank der Integration aller Module werden die Anpassungen direkt in der Lohn-buchhaltung übernommen und beider Lohnzahlung wirksam.

«Sämtliche Daten sind in einem einzigen System zentralisiert, so dass alle Mitarbeitenden aktuelle Informationen zur Verfügung haben.»

Fazit
Das Bewerbermanagement wird in den nächsten Monaten noch optimiert. In der Vorevaluation befindet sich ausserdem c-time, eine Zeiterfassungslösung, die auf der Basis der ABACUS Business Software vom ABACUS Vertriebspartner Customize entwickelt wurde. Auch plant die ibW-Führung, so Frey, das Rendement von ESS und MSS mit Hilfe der Smartphone-App AbaCliK bald auf sämtliche ibW-Dozenten zu erweitern, so dass sie ortsunabhängig auf die benötigten Informationen zugreifen können.

Dank MyAbacus sind heute beim ibW Management-Informationen auf Knopfdruck verfügbar. Die so zusammengeführten Informationen liegen nicht mehr brach, sondern fliessen direkt in die tägliche Arbeit ein. Frey resümiert: «Damit haben unsere Vorgesetzten volle Transparenz über die Personalinformationen, die sie für ihre Arbeit brauchen.»

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Webseite ibW Höhere Fachschule Südostschweiz