Statt das Rad neu zu erfinden und eine eigene betriebswirtschaftliche Software zu entwickeln, vertraut die Zürcher Softwarefirma Netcetera seit 2006 ihre Administrationsarbeiten der Business Software von ABACUS an. Funktionen wie die Geschäftsbereiche in der Finanz- und Lohnsoftware erleichtern die Buchführung und Rechnungslegung für die einzelnen Unternehmen der Netcetera Gruppe. Die Schnittstellen erlauben die eigene Projektmanagement- und Arbeitsplattform Infostore mit der ABACUS Software zu integrieren, so dass heute eine abgerundete Gesamtlösung zur Verfügung steht.
Wer als Smartphone-Anwender mit öffentlichen Verkehrsmitteln (ÖV) unterwegs ist, kennt und benutzt Wemlin. Die preisgekrönte App gibt es unter iOS und Android sowie seit Juni auch für die Apple Watch. Sie informiert benutzerfreundlich über Abfahrts- und Ankunftszeiten der Züge, Trams und Busse, wird laufend ausgebaut und versteht sich seit kurzem auch auf das Lösen von Fahrscheinen. Wemlin ist eine Entwicklung von Netcetera. Ihren guten Namen haben sich die Software-Ingenieure mit massgeschneiderten Lösungen bei Behörden, Medienverlagen, Versicherungen, Energie-, Handels-, Finanzunternehmen, der Raumfahrt, der Transportbranche sowie im Gesundheitswesen erworben. Das 1996 gegründete Software-Unternehmen zählt allein in der Schweiz 230 hochqualifizierte Mitarbeitende, mit denen letztes Jahr im Inland ein Umsatz von rund 50 Millionen Franken erwirtschaftet wurde. Um das starke Firmenwachstum ohne personelle Erweiterungen im administrativen Bereich bewältigen zu können, wurde eine moderne, integrierte ERP-Lösung benötigt.
«Mit den vielen Schnittstellen, die ABACUS zu bieten hat, kommt dieses System eigentlich einer Open-Source-Software nahe.»
Keine Evaluation notwendig
Bei der Suche nach dem geeigneten Buchhaltungssystem lauteten die wichtigsten Anforderungen, dass sich damit erstens die eigenen IT-Prozesse verbessern, zweitens gemäss der Strategie der Geschäftsleitung sich diese automatisieren und drittens sich darin die individuellen Kundenbedürfnisse bestmöglich abbilden lassen. Da die ABACUS Software zur besten Zufriedenheit bereits in der Buchhaltung für die Fakturierung im Einsatz gestanden ist und alle drei Grundanforderungen erfüllt hat, wurde auf die Evaluation einer anderen Lösung verzichtet.
Die Entwickler von Netcetera haben die Integration der ABACUS Finanzprogramme mit ihrer Projektmanagementsoftware Infostore und weiteren Spezialapplikationen mit Unterstützung des ABACUS Vertriebspartners Customize erfolgreich gelöst. Mit den vielen Schnittstellen, die ABACUS zu bieten hat, komme dieses System eigentlich einer Open-Source-Software nahe, lobt Diana Estermann-Müller, Leiterin des Finanz- und Rechnungswesens von Netcetera.
Weitere Vorteile von ABACUS lägen, so Estermann-Müller, nebst einem grossen Softwareumfang in der Systemoffenheit und den guten Ausbaumöglichkeiten. Da in der ABACUS Business Software selber nur die Administrationsmitarbeitenden arbeiten, hätten Schnittstellen zum hausintern entwickelten Arbeitswerkzeug Infostore oberste Priorität gehabt, berichtet die diplomierte Buchhalterin.
Die Arbeitsplattform Infostore steht den Projektleitern, Ingenieuren und der internen IT zur Verfügung. Erstere verwalten damit ihre Projekte, indem sie diese beispielsweise mit Meilensteinen, Budget und dem zu erwartenden Cashflow versehen können. Auch lassen sich unmittelbar daraus Rechnungen via die ABACUS Auftragsbearbeitung erstellen und es ist ferner auch einsehbar, wann die Rechnungen durch die Kunden bezahlt werden. Ein eigenes Benachrichtigungssystem im Infostore sorgt dafür, dass Projektleiter mit allen Informationen versorgt und daran erinnert werden, falls eine Aufgabe noch nicht zeitgerecht erledigt wurde.
Die Projektleiter verwenden Infostore auch für die Personalplanung der einzelnen Programmierer und die interne Informatik zum Erstellen von Projektauswertungen und für die Dokumentenablage. Ebenfalls in ABACUS werden die Konsumationen in den Personalrestaurants Café Boy und Nachtjäger abgewickelt. Den Netcetera-Mitarbeitenden werden Menüs zu reduzierten Preisen angeboten, die sie mit ihren Badge-Karten bargeldlos bezahlen können. Über die Kassensysteme werden die entsprechenden Spesenbeträge direkt in der Lohnerfassung abgebucht.
Die Vorteile von ABACUS liegen in der Systemoffenheit und den guten Ausbaumöglichkeiten.
Buchhaltung mit mehreren Geschäftsbereichen
Seit 2009 hat Netcetera mit Unterstützung der ABACUS Partnerin Customize ihr ABACUS System kontinuierlich ausgebaut. Nach der Kreditorenarchivierung im gleichen Jahr wurde 2012 die Auftragsbearbeitung für die automatische Fakturierung integriert. 2013 folgte die Erweiterung durch das Modul E-Business, mit dem der elektronische Rechnungsprozess mit Kunden abgewickelt wird.
In der Finanzbuchhaltung werden zwei Mandanten für die Buchhaltung und die Konsolidierung geführt. Dazu kommen zehn Geschäftsbereiche. Während die Buchhaltung der Tochtergesellschaft D-ONE bei Netcetera geführt wird, setzt die Tochtergesellschaft Braingroup ein eigenes System mit dem gleichen Kontenplan ein. Die ABACUS Finanzbuchhaltung wird nicht nur in der Zentrale, sondern aufgrund der ähnlichen Anforderungen auch für den Netcetera Standort in Dubai eingesetzt.
Die Funktion der Geschäftsbereiche hat sich bewährt und zu präziseren Auswertungen geführt, stellt Estermann-Müller zufrieden fest. Da es nur noch einen einzigen Kontenplan für alle Geschäftsbereiche und einen einzigen Lieferanten- und Kundenstamm gibt, hat sich zudem die Administration der Buchhaltung wesentlich vereinfacht.
«Die Funktion der Geschäftsbereiche hat sich bewährt und zu präziseren Auswertungen geführt.»
Vereinfachung ist das Leitmotiv bei Wachstum
Nebst der effizienteren Buchhaltung hat auch die Ergänzung durch die ABACUS Archivierungslösung zur Vereinfachung und Beschleunigung der Kreditorenauszahlungen beigetragen. Heute werden sämtliche Belege elektronisch archiviert, so dass sie unverzüglich auf den Projekten in Infostore einsehbar sind. Dank der ABACUS Auftragsbearbeitung liess sich auch die Fakturierung automatisieren. Davor betrug der Arbeitsaufwand dafür das Vierfache.
Eigentliches E-Business findet derzeit noch im begrenzten Rahmen statt. Während der ausschliesslich digital realisierte Rechnungsversand momentan nur mit einem Kunden möglich ist, erfolgt der elektronische Rechnungsempfang bereits mit mehreren fortschrittlichen Lieferanten und auch ABACUS Research.
Fazit und Ausblick
Netcetera hat die Absicht, ihr ERP und Infostore weiter auszubauen. Als nächstes steht die Einführung der digitalen Visumskontrolle an. Getestet wird auch der Einsatz des ABACUS Moduls für den sogenannten Employee-Self-Service, mit dem Mitarbeitende eigene personalbezogene Daten selbst anlegen, anzeigen, ändern oder Genehmigungsprozesse wie Abwesenheiten selbstständig und auch mobil starten können.
Obwohl Netcetera in den vergangenen Jahren schnell auf 350 Mitarbeitende gewachsen ist und immer internationaler agiert, ist dank der ABACUS Integration und den damit verbundenen Automatisierungen der administrative Aufwand klein geblieben. Weil die eingesparte Zeit für Controlling-Aufgaben verwendet wurde, erklärt Estermann-Müller, hätte sich das Wachstum des Unternehmens mit demselben personellen Aufwand in der Administration meistern lassen. «Mit ABACUS steht uns ein Instrument zur Verfügung, das weit mehr bietet als eine reine Buchhaltungslösung», freut sich Diana Estermann-Müller. Dank den hinzugekommenen Modulen hat Netcetera ihre Bedürfnisse bei der Prozessautomation wunschgemäss umgesetzt. Heute hat das Unternehmen ein Gesamtsystem, das eine individuell entwickelte Firmenlösung mit der ABACUS Finanzsoftware und weiteren Modulen optimal kombiniert. Estermann-Müller vermerkt auch, dass die ABACUS Software seit ihrer Einführung problemlos gelaufen sei und es noch keine Ausfallzeiten gegeben habe.
