Pro Senectute Region Bern - organisiert Spendenverwaltung mit Abacus – Software-Gesamtlösung für NGO

Ein Wechsel des Abacus-Beratungsteams führte zu einer angestrebten Effizienzsteigerung bei der Administration von Pro Senectute Region Bern wie etwa bei der Spendenverwaltung und beim Mahlzeitendienst. So hilft das System nun auch den Mahlzeitendienst besser abzuwickeln. Zudem bietet es eine klare Übersicht über die Spenden.

Es dürfte wohl schweizweit keine Beratungsstelle der Pro Senectute geben, die in einem so prachtvollen Gebäude untergebracht ist wie diejenige der Region Bern. Beim dreistöckigen, in der ersten Hälfte des 18. Jahrhunderts aus Sandstein erbauten Stadtpalast handelt es sich laut Kennern um den wohl schönsten Barockbau Berns, zu dem auch ein grosser Innenhof und eine Kapelle gehören. Dort, wo heute Kinder spielen, ältere Menschen plaudernd zusammensitzen und Geschäftsleute Projekte besprechen, befand sich während mehreren Jahrhunderten das Burgerspital. Nach einer umfangreichen Renovation und Umnutzung sind darin seit 2014 Teile der Burgerverwaltung, eine Alterseinrichtung mit 35 Pflegeplätzen und das sogenannte Berner Generationenhaus untergebracht.

Letzteres vereint zwölf soziale Institutionen wie mehrere unabhängige Organisationen für die Kinder- und Jugendförderung sowie Gemeinwesenarbeit in der Stadt Bern, eine Bibliothek, der Sorgentelefondienst Die Dargebotene Hand und die Pro Senectute Region Bern. Das Generationenhaus spiegelt die Aktivitäten der Pro Senectute Region Bern gut wider, die als Kompetenz- und Dienstleistungszentrum in den Bereichen Alter, Altern und Generationenbeziehungen fungiert. Ihre Geschäftsführerin Ruth Schindler umschreibt die Ziele folgendermassen: «Persönliche Beziehungen zu Mitmenschen aufzubauen und zu pflegen, ist für junge und ältere Menschen gleichermassen wichtig.» Allerdings brauche die Welt prinzipiell, so die gelernte Sozialpädagogin, Supervisorin und Betriebswirtin, nicht nur soziale, sondern auch technologische Innovationen. Doch sie ergänzt nicht ohne Sarkasmus, dass sich heute ohne erhöhten administrativen Aufwand die gestiegenen Anforderungen auf die einzelnen Geschäftsstellen von Pro Senectute nicht mehr erledigen liessen. Da diese vom Bund nicht mehr, sondern tendenziell immer weniger finanzielle Mittel erhalten, zwingt das die Regionalstellen der Pro Senectute, also auch diejenige der Region Bern, dazu, erstens effizienter zu werden und zweitens selber zusätzliche finanzielle Mittel über Spenden und Sponsoring zu generieren. Zurückzuführen ist dies auf den neuen Leistungsvertrag mit dem Bund und die Forderung nach einer genaueren Dokumentation der Leistungserbringung.

Die Abacus Business-Process-Engine überprüft, ob bereits ein dem Spender entsprechender Debitor in der Software erstellt ist.

Besser den Partner als die Software wechseln
Als Schindler ihre Stelle bei der Geschäftsstelle Bern antrat, stellte sie fest, dass über das bereits implementierte Abacus System keine Kosten für erbrachte Dienstleistungen für die Klientel erfasst wurden. Es bot weder einen klaren Überblick über die finanzielle Situation noch lieferte es präzise Informationen über Einnahmen und Ausgaben. Aufgrund ihrer positiven Erfahrungen mit Abacus während ihrer früheren Tätigkeit bei der Spitex Bern entschied sie sich dafür, den Abacus Partner zu wechseln, anstatt die gesamte Softwarelösung auszutauschen.
Auf Empfehlung der Pro Senectute Schweiz bat sie die Experten von Customize um Unterstützung. Ihr Auftrag bestand darin, den gesamten Betrieb innerhalb der bestehenden Abacus Software finanziell abzubilden, um die bisher fehlenden Führungskennzahlen zu erhalten. Schindler legte Wert darauf, dass das System ohne Schnittstellen auskommt, damit alle Bereiche der NGO mit derselben Lösung abgedeckt werden können. Zudem sollte die oft durch Störungen beeinträchtigte Systemumgebung durch die Auslagerung der Serverinfrastruktur an einen externen Provider professionalisiert und störungsfrei gemacht werden.

Dank der Elimination der manuellen Prozesse konnten Fehler minimiert und Zeit eingespart werden.

Pragmatismus hilft bei Vorgehen
Als Erstes führten die Berater von Customize eine Geldflussrechnung ein. Anschließend sollten durch die Abbildung administrativer Prozesse in Abacus bestimmte Abläufe effizienter gestaltet und Fehler bei der Mahlzeitenauslieferung reduziert werden. Die Berner Regionalstelle versandte zuvor dreimal jährlich per E-Mail Spendenaufrufe an rund 20’000 Adressaten. Für die Adressverwaltung mussten Excel-Dateien manuell kopiert und kombiniert sowie Spendenrechnungen in MS Word erstellt werden, was sehr zeitaufwändig und fehleranfällig war.

Durch das Abacus CRM können nun Adressen zentral verwaltet werden, wodurch automatisch Adressdateien generiert und einem externen Dienstleister zur Druckvorbereitung der Spendenbriefe inklusive Einzahlungsschein übergeben werden können. Nach dem Eingang der Spendengelder werden in regelmäßigen Abständen die entsprechenden Zahlungsdateien heruntergeladen. Die Abacus Business Process Engine überprüft automatisch, ob bereits ein entsprechender Debitor in der Software vorhanden ist. Falls nicht, wird dieser automatisch angelegt, um die Verbuchungen vornehmen zu können. Dieser automatisierte Prozess hat laut Schindler einen «Riesengewinn» für sie und ihre Mitarbeiter gebracht, da Fehler minimiert und Zeit eingespart werden konnten.

Für die Abwicklung des Mahlzeitendienstes wurde eine spezielle Lösung in der Auftragsbearbeitung entwickelt. Die Klienten können ihr Essen weiterhin entweder über Papierformulare direkt beim Lieferanten für die nächste Lieferung oder online über eine dedizierte Webseite bestellen. Die Auftragsdaten werden regelmäßig als CSV-Schnittstelle vom Mahlzeitenlieferanten in die Abacus Auftragsbearbeitung übertragen, woraufhin einmal im Monat ein Verrechnungslauf durchgeführt wird.

Auch die Berichterstattung über die Leistungen der Mitarbeiter wurde vereinfacht. Diese erfassen ihre Stunden nach Kostenstellen in der Leistungs-/Projektabrechnungssoftware AbaProject. Dadurch hat Ruth Schindler stets einen aktuellen Überblick darüber, welcher Aufwand für welche Dienstleistung entsteht.

Ausblick und Fazit
Die von Customize durchgeführten Verbesserungen und Anpassungen bei Pro Senectute Region Bern haben dazu geführt, dass sie auch auf die übrigen Regionalzentren in Bern übertragen wurden. Dies hat eine Vereinheitlichung und Vereinfachung der Rechnungslegung ermöglicht, die zuvor recht aufwändig war, da jede Region ihre eigene Software oder sogar Excel-Tabellen nutzte.

Für das Jahr 2021 steht ein bedeutendes Fusionsprojekt an, das die Zusammenlegung der vier NGO-Organisationen und ihrer Geschäftsstellen zu einer einzigen für den Kanton Bern beinhaltet. Die bisherigen fünf Mandanten werden zu einem einzigen zusammengeführt. Dieser Schritt soll die Rechnungslegung und das Reporting gegenüber Pro Senectute Schweiz weiter vereinfachen.

Schindler zieht eine positive Bilanz über die umgesetzten Umstellungen im Rechnungswesen durch Customize. Besonders beeindruckt zeigt sie sich darüber, wie schnell und pragmatisch die Berater von Customize Lösungen gefunden und in der Software implementiert haben, wie zum Beispiel die Integration der Spendenverwaltung. Dank dieser Optimierungen verfügt Schindler und ihr Team nun über tagesaktuelle Informationen zum Stand des Spendenvolumens.