Schweizerischer Feuerwehrverband – lässt administrativ nichts anbrennen – Abacus-Software bildet einen gesamten Verband ab.

In der Schweiz stehen über 85’000 Frauen und Männer in insgesamt 1193 Feuerwehren bereit, um im Notfall einzugreifen. Die Art der Einsätze hat sich über die Jahre stark gewandelt: Während die eigentliche Brandbekämpfung einen kleineren Teil der jährlich knapp 66’500 Einsätze ausmacht, nehmen Rettungseinsätze, technische Hilfeleistungen und die Bewältigung von Elementarereignissen wie Hochwasser, Unwetter und Stürme immer mehr zu. Auch die Bereiche Öl, Chemie und Strahlen gehören mittlerweile zu den Aufgaben der Feuerwehren. Der Schweizerische Feuerwehrverband (SFV) fungiert als ihr Interessenvertreter.

Seit fast 20 Jahren nutzt der SFV neben Office-Lösungen und der Datenbank Access von Microsoft auch die Finanzsoftware von Abacus. Als vor etwa zehn Jahren die Erweiterung zu einem umfassenden und vollintegrierten ERP-System ins Auge gefasst wurde, war ein Wechsel zu einer Lösung eines anderen Herstellers aufgrund der durchweg positiven Erfahrungen mit Abacus nie in Betracht gezogen worden. Mit der Entwicklung entsprechender Softwaremodule durch Abacus wollte der SFV sicherstellen, dass auch die Rentabilität seiner Dienstleistungen besser überwacht werden konnte, erklärt Thomas Widmer, der heutige CFO des SFV und langjährige IT-Betreuer sowie gelernte Buchhalter. Diese Erweiterungen wurden schrittweise und in enger Zusammenarbeit mit der Abacus-Partnerin Customize umgesetzt.

CRM als Schlüssellösung
2014 keimte die Idee, die bisherige Kursverwaltung in Excel abzulösen und die Angebote im Internet zu publizieren. Schliesslich stellen Organisation und Durchführung der Kurse die Haupttätigkeit des SFV dar, zumal sie umsatzmässig den Hauptanteil des gesamten SFV-Ertrags ausmachen. Allein im letzten Jahr führte der Verband Kurse mit 2033 Kursteilnehmenden durch, nach dem Motto «Wer aufhört besser zu werden, hat aufgehört gut zu sein». Herzstück der realisierten Lösung ist das Kundenbeziehungsmanagement von Abacus, in dem die Mitglieder und die Kursverwaltung erfasst und umgesetzt sind. Insgesamt verwaltet das AbacusCRM derzeit rund 1’200 Feuerwehren mit ihren Kommandanten, Ausbildnern und Atemschutzverantwortlichen als Kontaktpersonen. Zusammen mit kurswilligen Feuerwehrleuten sowie Lieferanten enthält es über 40‘000 Adressen. Die Kurse sind im CRM als sogenannte Aktivitäten erfasst. Sie werden via Business Process Engine (BPE) automatisch auch in der Auftragsbearbeitungssoftware (ABEA) als Artikel angelegt, mit den entsprechenden Kontierungen und Kostenstellen für die Kursverrechnung. Mit Hilfe der Lagerfunktion wird für jeden Kurs die maximale Anzahl möglicher Teilnehmer und Plätze verwaltet. Über die integrierte AbaShopLösung lassen sich alle Kurse direkt via Internet anzeigen und buchen. Das Programm verwaltet die Teilnehmer, die Korrespondenz und die Rechnungsadresse. Die Kurskosten werden je nach hinterlegtem Sprachcode über ein Standardformular auf Deutsch oder Französisch fakturiert. Auf Wunsch können Kursteilnehmer auch gleichzeitig eine Übernachtung mitbuchen. Die Rechnungen werden zumeist manuell, immer häufiger auch elektronisch als PDF verschickt. Die Verbandsbeiträge, die den Feuerwehren fakturiert werden, orientieren sich an der Einwohnerzahl der durch eine Feuerwehr betreuten Gemeinde respektive Gemeindeverbünde oder Stadt. Dazu müssen die Feuerwehrkommandanten einmal pro Jahr deren aktuelle Einwohnerzahl erfassen, die anschliessend im CRM gespeichert wird.

Abacus wurde von Customize für den Einsatz bei einem Verband optimiert.

Pragmatismus hilft bei Vorgehen
Als Erstes führten die Berater von Customize eine Geldflussrechnung ein. Anschließend sollten durch die Abbildung administrativer Prozesse in Abacus bestimmte Abläufe effizienter gestaltet und Fehler bei der Mahlzeitenauslieferung reduziert werden. Die Berner Regionalstelle versandte zuvor dreimal jährlich per E-Mail Spendenaufrufe an rund 20’000 Adressaten. Für die Adressverwaltung mussten Excel-Dateien manuell kopiert und kombiniert sowie Spendenrechnungen in MS Word erstellt werden, was sehr zeitaufwändig und fehleranfällig war.

Durch das Abacus CRM können nun Adressen zentral verwaltet werden, wodurch automatisch Adressdateien generiert und einem externen Dienstleister zur Druckvorbereitung der Spendenbriefe inklusive Einzahlungsschein übergeben werden können. Nach dem Eingang der Spendengelder werden in regelmäßigen Abständen die entsprechenden Zahlungsdateien heruntergeladen. Die Abacus Business Process Engine überprüft automatisch, ob bereits ein entsprechender Debitor in der Software vorhanden ist. Falls nicht, wird dieser automatisch angelegt, um die Verbuchungen vornehmen zu können. Dieser automatisierte Prozess hat laut Schindler einen «Riesengewinn» für sie und ihre Mitarbeiter gebracht, da Fehler minimiert und Zeit eingespart werden konnten.

Für die Abwicklung des Mahlzeitendienstes wurde eine spezielle Lösung in der Auftragsbearbeitung entwickelt. Die Klienten können ihr Essen weiterhin entweder über Papierformulare direkt beim Lieferanten für die nächste Lieferung oder online über eine dedizierte Webseite bestellen. Die Auftragsdaten werden regelmäßig als CSV-Schnittstelle vom Mahlzeitenlieferanten in die Abacus Auftragsbearbeitung übertragen, woraufhin einmal im Monat ein Verrechnungslauf durchgeführt wird.

Auch die Berichterstattung über die Leistungen der Mitarbeiter wurde vereinfacht. Diese erfassen ihre Stunden nach Kostenstellen in der Leistungs-/Projektabrechnungssoftware AbaProject. Dadurch hat Ruth Schindler stets einen aktuellen Überblick darüber, welcher Aufwand für welche Dienstleistung entsteht.

Herzstück der realisierten Lösung ist das Kundenbeziehungsmanagement von Abacus

Optimierte Programmmasken vereinfachen die Arbeit
Mit Hilfe von Customize angepassten Standardmasken lassen sich aus den Kursanmeldungen Informationen zu den Kursteilnehmern und Dozenten herausfiltern. Dazu gehören Daten über deren Funktion in ihrer Feuerwehr. Zusätzlich dazu kommen solche aus dem Verkauf der rund 100 Shop-Artikel wie Messer und Decken sowie aus den Abos der Verbandszeitschrift. Die Daten dienen dazu, selektive Mailversände, Veranstaltungseinladungen oder Weihnachtsgrüsse zu verschicken.

Zu erwähnen bleibt, dass die Lehrgänge für das Abbrennen von Feuerwerken, die für die Ausrichter obligatorisch und die Voraussetzung für eine amtliche Bewilligung sind, ähnlich wie die Kurse für Angehörige der Feuerwehr organisiert sind. Um diese regelmässig direkt anzuschreiben und einzuladen, wird im CRM pro Interessent und obligatorischem Wiederholungskurs ein Datumsfeld geführt, über das sie selektiert werden.

«Mit der Kursverwaltung im Abacus haben wir markant weniger Aufwand als früher.»

Abacus deckt alles ab
Laut Widmer steuert das CRM heute rund 90 Prozent aller operativen Prozesse und dies sowohl für den Verband als auch für seine Mitarbeitenden. Das System informiert über den aktuellen Stand der Kursanmeldungen mit Teilnehmern und Wartelisten sowie freien Plätzen. Darauf hätten auch extern tätige Kursleiter Zugriff, berichtet die stellvertretende Buchhalterin Liridona Doberdolani. Die entsprechenden Daten werden mit der Business Process Engine regelmässig aufbereitet und ihr sowie ihren Mitarbeitenden automatisch zugestellt, so dass für jeden Kurs eine detaillierte Auswertung über die bezahlten Entschädigungen und die erzielten Erträge tagesaktuell verfügbar ist. Die BPE sorgt zudem für die Übertragung der Shopbestellungen ins Fakturierungsprogramm oder das Anlegen einer neuen Adresse im CRM. Auch die Herausgabe des einmal im Jahr publizierten Kursprogramms habe sich markant vereinfacht, lobt Doberdolani. Dafür müssten nur noch alle Daten aus dem ERP exportiert und an die Druckerei geschickt werden. Zurück käme, so Doberdolani, ein fixfertiges Druckerzeugnis.

Die nächsten Schritte und ein erfreuliches Fazit
Im nächsten Schritt sollen die Kursverantwortlichen ortsunabhängig auf das System vollumfänglich zugreifen können, wozu das neue Cockpit MyAbacus mit dem Data Analyzer eingesetzt werden wird. In Kürze wird sich auch die Kursplanung, die derzeit noch über eine Access-Datenbank getätigt wird, mit der Abacus-Software machen lassen.

Widmers Fazit lautet klipp und klar: «Die Abacus-Software hat einen wichtigen Beitrag zur Effizienzsteigerung bei unseren internen Abläufen geleistet.» Sein ursprüngliches Ziel lautete, dass 70 Prozent seiner Anforderungen sehr gut erfüllt werden müssen. Daraus, so der zufriedene CFO, seien schließlich sehr gute 90 Prozent geworden.

Auch Customize habe, so Widmer, die Erwartungen übertroffen. Doberdolani weist darauf hin, dass der Umgang mit der Kursverwaltung nicht nur mehr Spaß, sondern auch markant weniger Aufwand bereite als früher.

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