Seit Januar 2016 setzt die Gemeinschaftsdirektion des Verbands öffentlicher Verkehr (VöV), der Seilbahnen Schweiz (SBS) und von ch-direct auf die ABACUS Business Software. Damit haben sich bisherige Doppelspurigkeiten bereinigen lassen und fast alle Umsysteme wurden überflüssig. Die Daten, insbesondere der Adressstamm, sind zentralisiert abgelegt, so dass nun alle Mitarbeitenden darauf zugreifen können. Eine weitere neue Komponente ist die Verwaltung der Fahrkarten für Mitarbeitende der einzelnen Transport- und Seilbahnunternehmen. Ausserdem wurde die gesamte Kurs- und Veranstaltungsadministration integriert.
Der öffentliche Verkehr ist in der Schweiz eine Erfolgsgeschichte: Pro Jahr werden über zwei Milliarden Fahrten mit Bahn, Tram und Bus unternommen. Über die Hälfte der Erwachsenen besitzt ein General-, ein Halbtax- oder ein Verbundabonnement. Die drei Unternehmen VöV, SBS und ch direct teilen sich eine Gemeinschaftsdirektion. Die 90 Mitarbeitenden organisieren jährlich Schulungen für rund 7‘000 Kursteilnehmer und Veranstaltungen wie etwa die Generalversammlung, Fachtagungen sowie Pisten- und Rettungsdienst. Zudem stellen sie rund 5‘000 vergünstigte Fahrkarten und Abos für Mitarbeitende von Transportunternehmen und Seilbahnen aus. Da die bisher verwendeten Softwaresysteme weder einen raschen Zugriff auf die Mitgliederdaten, noch eine aktuelle Kostenkontrolle und Budgetvergleiche über Schulungen, Kurse, Beiträge und Fahrkarten ermöglicht haben sowie mehrere Buchhaltungen parallel nebeneinander geführt wurden, ergaben sich Abstimmungsprobleme. Diese hatten Doppelspurigkeiten zur Folge, die sich nur manuell bereinigen ließen. Auch konnten Vorjahresabschlüsse jeweils erst im Frühling vorgelegt werden. Auch während des Jahres standen nie aktuelle Zahlen zur Verfügung. Nebst Unzulänglichkeiten in der Finanzbuchhaltung wegen Excel-Listen und mehreren eingesetzten Finanzsoftwarelösungen, machten sich auch im Bereich der Adressdatenbank mit Access-Lösungen Mehrspurigkeiten negativ bemerkbar. Da keine Standardsoftware im Einsatz war, wären finanziell aufwändige Updates nötig geworden, die von der Geschäftsleitung abgelehnt wurden.
Der öffentliche Verkehr ist in der Schweiz eine Erfolgsgeschichte: Pro Jahr werden über zwei Milliarden Fahrten mit Bahn, Tram und Bus unternommen.
Lieber Verbesserung als Blindflug
Eine vollständige Erneuerung des rund zehn Jahre alten ERP Kernsystems drängte sich deshalb auf, zumal auch die Supportkosten zu Buche schlugen. Unter der Leitung der Betriebsökonomin Angela Jakob wurde 2014 dafür ein Projektteam mit zwei internen Mitarbeitenden und einem externen Berater ins Leben gerufen. Zunächst ermittelte es die Sollvorstellungen und Zielsetzungen einer neuen Lösung. Dazu wurden Ende Jahr mehrere Workshops durchgeführt, um ein summarisches Pflichtenheft zu erstellen: Sämtliche Lösungen sollten durch eine ERP Standardsoftware ersetzt werden, so dass sich alle wichtigen Daten zentral in einem System abspeichern lassen. Die Lösung sollte in der Lage sein, alle Kurse und Veranstaltungen zu integrieren. Dank vereinfachten Prozessen und verbesserter Benutzerfreundlichkeit sollte zudem die Akzeptanz des neuen Systems bei den Mitarbeitenden erhöht werden. Ausserdem sollte die Lösung ebenso Schnittstellen zu den Subsystemen für die Zeiterfassung, das Content Management System und zu Outlook enthalten sowie ein mandanten- und geschäftsprozessfähiges Finanzführungssystem. In weiteren Workshops im Frühling 2015 wurden die Anforderungen in allen Details beschrieben. Für die Projektausschreibung wurden im Juni 2015 zwölf, auf verschiedene ERP Systeme spezialisierte Systemintegratoren, eingeladen. Das Rennen machten ABACUS und Customize. Erstens habe die Ostschweizer Software als einzige sämtliche technischen und finanziellen Anforderungen erfüllt, berichtet Jakob. Trotz der langen Wunschliste brauchte ABACUS als Standardlösung keine Individualprogrammierung. Des Weiteren, so die Projektleiterin, hätten die Mitarbeitenden der Customize mit ihrer Beratungskompetenz überzeugt, die auch aus der erfolgreichen Projektarbeit beim Schweizerischen Feuerwehrverband resultierte.
Do it yourself hilft Kosten sparen
Die Umsetzung dauerte bis Februar 2016. Die produktive Nutzung der Software erfolgte schrittweise. Das CRM etwa konnte bereits letzten Herbst verwendet werden. Dies nicht zuletzt deshalb, weil der VöV diverse Eigenleistungen erbrachte. So ließen sich dank der Parametrisierbarkeit der ABACUS Software die Programmmasken im CRM Bereich durch VöV Mitarbeitende anpassen. Das brachte nicht nur finanzielle Einsparungen, sondern förderte intern die Akzeptanz des Systems. Auch die Datenmigration aus dem Vorgängersystem wurde inhouse unter Anleitung von Customize erstellt. Die Schulung wurde über Super User ebenfalls intern durchgeführt. Die drei Organisationen VöV, ch direct und SBS werden nun als eigenständige Geschäftsbereiche innerhalb eines Mandanten geführt. So müssen Stammdaten wie Adressen und Kontaktpersonen nur einmal geführt werden. Trotzdem lassen sich tagesaktuelle, separate Bilanzen und Erfolgsrechnungen erstellen. Es müssen nicht mehr aufwändig Daten aus verschiedenen Systemen zusammengeführt werden, sondern sie sind zentral in einem einzigen System abgespeichert. Heute werden alle Kontakte in der zentralen CRM Software von ABACUS geführt und mit dem zuständigen Mitarbeitenden und Kommissionsbetreuer verknüpft. Es sind 12‘000 Adressen und Kontakte zentral gespeichert, darunter auch 5‘000 Mitarbeitende der angeschlossenen Unternehmen und 1‘000 Mitglieder von verschiedenen Verbänden. Fehlte vorher eine Schnittstelle ins Outlook, können jetzt Adressen aus dem ABACUS System direkt in den E-Mail Dienst übernommen werden. Im laufenden Jahr etwa wurden bereits 3‘500 Fahrkarten für 1‘400 Bereiche und Verbände gedruckt und verschickt. Diese werden im Programm Aboverwaltung in der Auftragsbearbeitung erfasst und fakturiert. Dank der Verknüpfung mit der Adressverwaltung lässt sich über das CRM jederzeit ermitteln, wer welche Fahrkarten zu Gute hat. Die Kursverwaltung wurde ebenfalls mit der Auftragsbearbeitung sowie AbaProject und verschiedenen CRM Funktionen gelöst. Via AbaShop können Verbandsmitglieder nicht nur Kurse, sondern auch gleich Hotelzimmer online buchen. Es sind keine manuellen Zusammenführungen von Daten und Buchhaltungen mehr nötig, da alles zentral in einem Finanzsystem geführt wird. Damit stehen auch tagesaktuelle Zahlen aus der Buchhaltung zur Verfügung. Denn Aufwände und Erträge werden in der ABACUS Finanzsoftware als Kostenstellen oder Kostenträger im Rahmen der Betriebsbuchhaltung geführt. Ferner hat die Einführung des Originalbelegscannings und des elektronischen Visumsprozesses den Ablaufprozess für Lieferantenrechnungen sicherer und effizienter gemacht.
Es sind keine manuellen Zusammenführungen von Daten und Buchhaltungen mehr nötig, da alles zentral in einem Finanzsystem geführt wird.
Fazit
Zwei grundlegende Forderungen wurden erfüllt: Aktuelle Zahlen stehen den Bereichs-/Abteilungsverantwortlichen in Form von Reports für Kostenstellen und Projekte oder auch für einen ganzen Geschäftsbereich zur Verfügung. Zudem lassen sich Daten des Personalaufwands der Vormonate in der Finanz- und Lohnsoftware verbuchen. Dadurch sind die Abschlüsse schneller und zeitnaher erstellt – die Zeiten des finanziellen «Blindflugs» sind vorbei. Es stehen nun jederzeit verlässliche tagesaktuelle Zahlen und Informationen zur Verfügung. Zudem ist die Datenqualität wesentlich besser geworden, die Retouren von Sendungen sind markant zurückgegangen. Jakob resümiert erfreut: «Da die Lösung auf Standardsoftware beruht, sind wir überzeugt, dass dank ihrer Parametrisierbarkeit auch zukünftige Verbesserungen und Ergänzungen kostengünstig sein werden.»
Die Zeiten des finanziellen «Blindflugs» sind vorbei.