Dank der Implementierung der hochintegrierten HR-Lösungen für Lohnbearbeitung und Bewerbungsverwaltung von Abacus spart die Ovomaltine-Produzentin Wander viel Zeit und Geld. Zurückzuführen ist das auf die Automatisierung der entsprechenden Prozesse, welche die Verarbeitung markant beschleunigen. Gleichzeitig liessen sich dabei auch die Sicherheitsanforderungen und dank der einfachen Handhabung die Zufriedenheit der Führungskräfte erhöhen.
Ovomaltine gehört zu den helvetischen Markenikonen. Der Claim «Mit Ovomaltine kannst du’s nicht besser. Aber länger» ist gemäss Marktforscherin Link Institut der bekannteste Werbeslogan der Schweiz. Neben Ovomaltine betreut ihre Herstellerin Wander weitere bekannte Marken wie Caotina, Dawa und Isostar. Grosser Beliebtheit erfreut sich der vor zehn Jahren lancierte Brotaufstrich Ovomaltine crunchy cream mit einem Wachstum von jährlich rund 20 % seit der Einführung. Solcher Erfolg hat Folgen. So hat sich das Unternehmen entschlossen, mehr als zehn Millionen Franken in den Bau einer neuen Produktionsanlage für den Ovomaltine Brotaufstrich am Sitz in Neuenegg bei Bern zu investieren. Werden heute davon jährlich zehn Millionen Gläser abgesetzt, sollen es in fünf Jahren fünfzehn Millionen werden. Damit wurden 2016 auch sechs neue Stellen geschaffen, die mit Hilfe des Abacus Softwaremoduls für das Personalrecruiting rasch und effizient besetzt wurden. Die Applikation ergänzt die Lohnsoftware und hilft bei der Personalsuche, indem sie eine Übersicht über die Bewerber erstellt und den HR-Verantwortlichen bei Wander so ihre tagtägliche Arbeit bei der Bewerberverwaltung erleichtert.
Das bis vor kurzem eingesetzte Lohnbuchhaltungsprogramm entsprach den heutigen Anforderungen nicht mehr. Dabei waren sämtliche Personalakten nur in Papierform verfügbar. Wurde ein Dokument benötigt, stand jedes Mal ein Gang ins Archiv an. Für das Management offener Stellen wurde Excel verwendet. Bei zwei bis drei freien Stellen im Monat seien mit bis zu 100 Bewerbungen und Beilagen grosse Datenmengen zusammengekommen, berichtet Sara Stoller, Verantwortliche der HR-Administration. Da zudem pro Stelle eine Excel-Datei geführt wurde, gab es auch keine Übersicht über Mehrfachbewerbungen und keine Bewerberhistorie.
Die Abacus-Software integriert die Lohnabrechnung, die elektronische Archivierung und das Bewerbermanagement nahtlos.
Lösung aus einer Hand erwünscht
Die bisherige Lohn Software war eine proprietäre Lösung. 2015 fiel der Entscheid für eine Neuevaluierung. Die Human Resources (HR) Lösung sollte die Führung digitaler Personalakten unterstützen sowie ein Management für Personal Recruiting und eine vollintegrierte Lohn Software enthalten. Dafür wurden mehrere HR Systeme unter die Lupe genommen. Der Entscheid fiel zugunsten der Abacus Lösung aus. Anders als die Konkurrenz integriert sie die Module für die Lohnabrechnung, die elektronische Archivierung und das Bewerbermanagement nahtlos. Das bedeutet keine Schnittstellen zwischen den Anwendungen, eine zentrale Datenhaltung ohne Mehrfacherfassung sowie die einheitliche und intuitive Bedienung aller Funktionen. Mit der Abacus Partnerin Customize standen Wander zudem Berater zur Seite, die einen grossen Erfahrungsschatz bei Softwareeinführungen mitbringen.
Alle online eingereichten Bewerbungsdossiers werden automatisch in die Abacus-Software übertragen womit eine händische Datenerfassung entfällt.
Eingebettet im Bewerbungsprozess
Als erster Schritt wurde eine mehrtägige Analyse über die Ist-Soll-Situation und die Personalprozesse durchgeführt. Dieser Workshop mit Customize ersetzte das Erstellen eines Pflichtenhefts. Nach der Installation der Abacus Business Software in der Cloud, welche gemeinsam von Customize und Swisscom betrieben wird, wurden für die Digitalisierung der Personalakten die Dossiers von 250 Mitarbeitenden via Scanner und der AbaScan Funktion von Abacus elektronisch erfasst und im Personalstammdatenprogramm abgelegt. Im nächsten Schritt wurde das Bewerbermanagement eingebaut. Es ist prozessgesteuert, für die Bearbeitung von Online-Bewerbungen ausgelegt und ermöglicht es, automatisch ein Stellenangebot direkt aus der Abacus Software auf die eigene Homepage www.wander.ch und das Job Portal www.jobs.ch zu übertragen. So schätzt es die dafür Verantwortliche Stoller, dass nun alle online auf der Internetplattform eingereichten Bewerbungsdossiers automatisch in die Abacus Software übertragen würden und die bisher dafür nötige manuelle Datenerfassung entfällt. Bei Wander treffen heute bereits 90 Prozent der Bewerbungen elektronisch ein. Die Einbettung von Automatisierungsprozessen in der Abwicklung sorgt jetzt für stets gleiche Abläufe: Alle eingehenden Bewerbungen werden zuerst abgespeichert und von Stoller auf ihre Vollständigkeit überprüft. Dann erhält der für die offene Stelle verantwortliche Vorgesetzte eine E-Mail direkt aus der Software mit der Aufforderung, auf dem Portal MyAbacus die betreffende Bewerbung zu überprüfen. Je nach Beurteilung erhält die HR-Administration eine Meldung, woraufhin sie einen Bewerber telefonisch einlädt oder ihm eine schriftliche Absage schickt. Dieses Schreiben wird direkt aus der Software erstellt und verschickt.
Dank der Autmation der Abacus-Lösung lässt sich bei der Bearbeitung der Bewerbungen die Hälfte der bisherigen Arbeitszeit einsparen.
Zeiterfassung und Cloud-Lösung
Seit Anfang 2017 ist die Abacus Lohnsoftware mit eingebauter Schnittstelle zum Zeiterfassungssystem E3 bei Wander in Betrieb. Mit ihrer Hilfe werden pro Monat 250 Löhne erstellt und die meisten Mitarbeitenden per E-Mail und IncaMail darüber informiert. Dabei konnten auch die unternehmensweiten IT-Richtlinien der Konzernmutter umgesetzt werden: Die Lohnbuchhaltung ist nun von den übrigen Firmenlösungen getrennt und läuft wie die übrigen HR-Systeme als Cloud-Lösung auf einem Server von Customize in einem Rechenzentrum der Swisscom.
Fazit
Dank der Automation und Integration der Abacus Lösung lässt sich bei der Bearbeitung der Bewerbungen die Hälfte der bisherigen Arbeitszeit einsparen, resümiert Stoller. Zudem sind heute bei entsprechender Berechtigung alle Personalakten unmittelbar aufrufbar und um Kommentare ergänzbar. Durch die Prozessautomation hat sich laut Stoller gleichzeitig ihre Arbeit vereinfacht, da sie dabei Schritt um Schritt geführt wird. Sie darf auf ein erfolgreiches Jahr zurückblicken, da sie mit der Abacus Software insgesamt 1000 Bewerbungen bearbeiten und damit 30 Stellen neu besetzen konnte. Indem sich Daten direkt übernehmen lassen, hätte sich bei einer Anstellung auch die Datenqualität im Personalstamm der Lohnsoftware verbessert, meint sie. Auch hat sie heute jederzeit eine Übersicht über Mehrfachbewerbungen, und die Bewerberhistorie ist auf Knopfdruck verfügbar.
Mit dem System ist die Personalabteilung zufrieden, urteilt Geschäftsleitungsmitglied Ueli Trachsel. Das sei nicht nur auf dessen einfache Handhabung zurückzuführen, berichtet er, sondern auch darauf, dass nun alle Unterlagen bei Bedarf online zur Verfügung stünden. Als Finanzchef freut es ihn zudem, dass sich die Kosten für die Lohnbuchhaltung senken und dank dem Cloudbetrieb die eigenen IT-Sicherheitsrichtlinien im vollen Umfang umsetzen lassen.
